Am 22. September hat in Berlin die durch den Bundesverband organisierte Kommunikationsfachtagung der Volkssolidarität stattgefunden. Das Motto der diesjährigen Veranstaltung war „Kommunikation ist keine Einbahnstraße“. Rund 80 Vertreter aus allen Landesverbänden trafen sich zum Erfahrungsaustausch und gemeinsamen Ideenfinden und diskutierten darüber, was eine moderne Verbandskommunikation heutzutage ausmacht.
Die wichtigsten Stimmen der Volkssolidarität
In seinem Grußwort bedankte sich der Verbandspräsident Dr. Wolfram Friedersdorff bei den Teilnehmern für ihr Engagement in der Öffentlichkeitsarbeit der Volkssolidarität. Er betonte den hohen Stellenwert der Öffentlichkeitsarbeit für die Bewertung der Aktivitäten des Verbandes in der Außenwahrnehmung und damit für ein erfolgreiches Auftreten der Volkssolidarität als starker Sozial- und Wohlfahrtsverband. Wolfram Friedersdorff lenkte an dieser Stelle den Blick der Teilnehmer auf die direkten Akteure der Verbandskommunikation: die Mitglieder und die Mitarbeiter. Sie seien die wichtigsten Stimmen der Volkssolidarität. Wolfram Friedersdorff nannte als Beispiel eine Mitarbeiterin in einer Kita. Die Art und Weise, wie diese gegenüber den Eltern auftritt, aber auch wie sie mit ihren Kollegen umgeht, wie sie letztendlich über den Verband kommuniziert, habe eine außerordentlich hohe Ausstrahlung und bestimme entscheidend das Bild, welches in der Öffentlichkeit entsteht. Die Aufgabe der Öffentlichkeitsarbeit des Verbandes bestünde also auch darin, den direkten Akteuren der Verbandskommunikation Instrumente an die Hand zu geben, um positiv über den Verband kommunizieren zu können. Die Kommunikationsfachtagung trage, so der Präsident, dazu bei, Bedarfe bei der Entwicklung solcher Instrumente zu erkennen und zu benennen.
Öffentlichkeitsarbeit als wertschätzende Kommunikation untereinander
In ihrem anschließenden Vortrag betonte Bärbel Glogau, Mitglied des Bundesvorstandes und stellvertretende Leiterin der AG Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation des Bundesverbandes, ebenfalls die Bedeutung der internen Kommunikation als auch die Kommunikation an den direkten Schnittstellen des Handlungsalltages im Verband. Bärbel Glogau lenkte in ihrem Redebeitrag den Fokus auf die Art und Weise des Umgangs miteinander. Eine Kommunikation, die von gegenseitiger Wertschätzung und Anerkennung getragen sei, die sich als Austausch auf Augenhöhe verstehe und von einer offenen und freundlichen Atmosphäre geprägt sei, strahle positiv nach außen. Sie empfahl den Teilnehmern, das Motto der Tagung „Kommunikation ist keine Einbahnstraße“ beim Wort zu nehmen und miteinander ins Gespräch zu kommen und damit unmittelbar die Theorie in die Praxis umzusetzen.
Öffentlichkeitsarbeit als gewinnbringender Austausch
Dieser Aufforderung folgte Bundesgeschäftsführerin Annette Helbig, die die Gesamtmoderation der Tagung übernommen hatte. Sie führte im ersten Programmschwerpunkt des Tages ein World Café durch. In sechs moderierten Gesprächsrunden diskutierten die Teilnehmer intensiv am Beispiel E-Mail als einem der wichtigsten Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit, wie eine erfolgreiche Kommunikation für den Verband aussehen kann.
Die Teilnehmer berichteten über ihre Erfahrungen in der E-Mail-Kommunikation im Verband. Insgesamt wurde festgestellt, dass E-Mails neben dem Telefonieren das wichtigste Kommunikationsmittel im Verband sind. Es wurde aber auch festgestellt, dass fachliche Kenntnisse in der Bedienung von E-Mail-Programmen oft nicht ausreichend vorhanden sind und dass es im Verband keine allgemeinen Leitfäden zur E-Mail-Kommunikation gibt. Dies führe zu Unsicherheiten beim Schreiben von E-Mails: Wen muss ich eigentlich anschreiben? Wen setze ich in CC? Was ist eigentlich BCC? Wer kann eigentlich meine E-Mails alles noch lesen, die ich schreibe? Usw. Die Teilnehmer verständigten sich darüber, dass eine freundliche Tonalität (z. B. „Sonnige Grüße“), übersichtlich aufbereitete, gut verständliche Inhalte, ein professionelles Erscheinungsbild (z. B. vollständige Signatur) sowie nicht zuletzt der Perspektivwechsel (Blick durch eine andere Brille: Wie liest sich meine E-Mail durch die Augen des Empfängers?) Voraussetzungen für eine erfolgreiche E-Mail-Kommunikation sind.
Zielgruppen sind keine Zielscheibe
Wie wichtig gerade der letztgenannte Aspekt sei, betonte die Berliner Kommunikationsexpertin Sabine Herrmann in ihrem Beitrag zum zweiten Tagungsschwerpunkt „Der Flyer als klassisches Instrument der Öffentlichkeitsarbeit“ immer wieder. Sich in den Empfänger der Botschaft hineinzuversetzen, sich die Zielgruppe genau vorzustellen, seien Voraussetzung dafür, um gehört zu werden. Zielgruppen seien keine Zielscheibe, sondern Menschen mit ganz unterschiedlichen Bedürfnissen, auf die man bei der Gestaltung von Flyern wie in jeder Kommunikation eingehen müsse.
Die Ausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit für den Verband
Als Fazit lässt sich feststellen, dass das Motto der Tagung „Kommunikation ist keine Einbahnstraße“ ernst genommen wurde. Die Atmosphäre unter den Teilnehmern war lebendig und konstruktiv. Es entwickelte sich im Laufe des Tages ein reger Erfahrungsaustausch, es wurden Ideen und Kritik formuliert. Die Bedeutung, die die Öffentlichkeitsarbeit für den Verband hat, aber auch die Verantwortung, die sich damit verbindet, wurden für alle spürbar und die künftige Ausrichtung einhellig formuliert: Eine moderne, eine erfolgreiche Verbandskommunikation ist transparent, zielgruppenorientiert, wertschätzend und freundlich.
Die AG Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation des Bundesverbandes wird die Ergebnisse der Fachtagung in der Folge auswerten mit dem Ziel für das kommende Jahr, einen aktualisierten Leitfaden zu erstellen, der die Bedarfe der Akteure der Verbandskommunikation aufgreift, um auch zukünftig die Öffentlichkeitsarbeit für die Volkssolidarität erfolgreich gestalten zu können.
